A ddCold archiváló rendszer PDF-ben (Adobe Acrobat Portable Document Format) tárolja a beszkennelt adatokat. Ez a tömörített formátum lehetővé teszi, hogy az archivált dokumentumokat az eredetivel teljesen megegyező formában láthassa, illetve igény esetén újra kinyomtathassa a felhasználó egy Windows alapú munkaállomásról.

Az archiválandó dokumentumok száma pár ezertől több millióig terjedhet, a tároló szerverek kapacitása dinamikusan növelhető. A beszkennelt dokumentum indexálható, amit a ddCold applikáció egy adatbázisba ment. Az archiváló alkalmazás modul így óránként több ezer dokumentum feldolgozására alkalmas.

Az archivált dokumentumok tartalma a rendszeren belül nem változtatható, ami biztonságos használatot tesz lehetővé.

A rendszer az archivált dokumentumokat elsődlegesen a tároló szerver mágneslemezére menti. A ritkán használt dokumentumok CD-ROM-ra menthetők, és igény esetén a CD-ROM jukebox-ból bármikor visszakereshetők. Ez a kombinált megoldás a tároló kapacitásra fordított költségek optimális szinten tartását biztosítja. Az archivált dokumentumról a rendszer a következő adatokat tárolja:
Indexált információk egy adatbázisban + PDF file
A dokumentum fajtája (pl. Számla, riport, szállítólevél stb.)

A felhasználó ezen információkra kereshet rá külön, vagy a keresési kritériumokat kombinálva. A gyakran használt kritériumok elmenthetők, így például egy ügyfélszolgálatos azonnal láthatja a keresett adatokat a képernyőjén.

A dokumentumok nyomtathatóak vagy faxon továbbíthatóak. Az archivált file-ok elmenthetőek, és más alkalmazásokban (pl. MSWord, Excel) továbbszerkeszthetőek anélkül, hogy az archivált dokumentum megváltozna.

A ddCold archiváló rendszer szolgáltatásainak elérése a különböző felhasználók számára más-más lehet. Felhasználónként, osztályonként, üzleti egységenként megadhatóak a jogosultságok, ezért a rendszer biztonságosan használható.

A rendszer szolgáltatásai Intraneten keresztül is igénybe vehetők. A felhasználónak rendelkeznie kell egy Windows alapú PC-vel, a jogosultsággal, valamint internet böngészővel.